Aspectos práticos e jurídicos do eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas ou eSocial é um projeto instituído pelo Governo Federal através do Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014,  estando em vigor desde janeiro de 2018 para determinadas empresas.

O eSocial compõe o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – que também é composto por projetos distintos, tais como a Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), a Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e por meio do eSocial, as empresas terão que lançar suas informações em meio digital e de forma periódica, utilizando-se de um Software e de um Certificado Digital.

Podemos dizer que o eSocial é um instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, e objetiva padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações.

Muitas empresas ainda não estão preparadas para o eSocial, seja pela cultura já implantada, seja pelos profissionais do departamento pessoal, todavia com o seu advento, será necessário uma renovação dos procedimentos internos, para que haja o envio de informações corretas, para evitar as penalidades e multas, que a depender podem levar a inviabilização do negócio empresarial.

Os participantes do eSocial são o Ministério do Trabalho e Emprego, a Previdência Social, a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal, assim, as informações disponibilizadas no ambiente do eSocial poderão ser acessadas por eles.

Com a implantação do eSocial, o Governo pretende unificar a comunicação de diversas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, por exemplo, a  GFIP; CAGED; RAIS entre outras.

Os dados lançados serão disponibilizados através da Plataforma do eSocial aos órgãos competentes, visando com isso simplificar e desburocratizar o procedimento (a longo prazo) e disponibilizar de forma imediata e instantânea os dados; efetivar os direitos trabalhistas e previdenciários, trazendo maior segurança jurídica, e aumentando a arrecadação fiscal.

Necessário informar que os sujeitos obrigados ao eSOcial são os empregadores (pessoas físicas ou jurídicas); as empresas de todos os segmentos; bem como condomínios; os equiparados por legislação específica (entidades em geral, mesmo sem fins lucrativos); o microempreendedor individual (MEI); as Microempresas e Empresas de pequeno porte desde que contratem empregado (seguem um procedimento mais simplificado); o empregador doméstico (já estava em vigor); o segurado especial; o produtor rural; bem como as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha havido retenção do imposto de renda na fonte.

O cronograma de implantação do eSocial está dividido em fases que variam de acordo com o tipo de informações a serem prestadas ao Sistema, e são elas: a Fase de Tabela; os eventos não periódicos; eventos periódicos; a fase da substituição da GFIP para recolhimento de contribuição previdenciária e do FGTS, e a última fase que relaciona-se aos dados de saúde e segurança do trabalhador.

Necessário destacar que com a implantação do eSocial, a atividade fiscalizatória será mais ampla, e terá como foco, dentre outros, a verificação da adequação do CBO (classificação brasileira de ocupações) e a qualificação do trabalhador contratado para aquela função; a observância da cota de aprendiz e da contratação de pessoas com deficiência; a realização do limite legal de horas extras etc.

O descumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciária, bem como o lançamento fora do prazo trará como consequência aplicações de penalidades em decorrência do descumprimento dos procedimentos do sistema, e ainda autuações administrativas, e aplicações de multas, decorrente do descumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, sendo estas já previstas na legislação específica.

Com o eSocial, as empresas deverão adotar novos procedimentos internos para cumprimento dos prazos para transmissão das informações, bem como para o cumprimento da lei e evidências (revisão dos documentos Trabalhistas), pois a fiscalização será diferenciada e em tempo real (online), ou seja, poderá ser gerada multas automáticas pelo descumprimento de prazos e informações.

Através de nota divulgada no Portal do eSocial, em julho de 2018, o Comitê Gestor informou que, durante o faseamento do eSocial, orientará os órgãos fiscalizadores quanto à não aplicação de penalidades por eventual descumprimento dos prazos relacionados às fases 1, 2 e 3, com a condição de que o empregador comprove que estava aprimorando seus sistemas internos durante aquele período e que o descumprimento dos prazos se deu por questões técnicas relacionadas às dificuldades de implantação.

Portanto, as empresas e empregadores sujeitos ao eSocial devem obedecer rigorosamente os prazos e fases do cronograma, sendo indispensável uma nova reformulação das práticas internas da empresa, através da sensibilização de gestores; bem como a realização de uma análise e diagnóstico da situação atual da empresa, por meio de assessoria especializada  nas áreas de contabilidade; engenharia de Segurança e medicina do Trabalho e Consultoria Jurídica, de forma a promover a adequação e atuação de acordo com as leis e regulamentos, viabilizando a atividade e evitando a aplicação de penalidades e a formação de passivo trabalhista e fiscal.

Iara Drumond

Especialista em Direito do Trabalho

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